• MODA
  • URODA
  • ŚLUB I WESELE
  • STYL ŻYCIA
  • EKSPERT Z KLASĄ
  • SZUKAJ

Lista gości krok po kroku – jak z nią pracować w trakcie przygotowań do wesela?

Lista gości krok po kroku – jak z nią pracować w trakcie przygotowań do wesela?

Lista gości to jeden z kluczowych elementów organizacji ślubu i wesela. Pewnie już wiecie, że powinniście opracować ją na samym początku przygotowań. Dlaczego? Odpowiedź jest bardzo prosta – jeśli wykonacie to zadanie sumiennie, zrozumiecie nie tylko jak dużą uroczystość planujecie, ale otrzymacie też ważne wskazówki na temat tego, jakie czynniki powinniście wziąć pod uwagę.

Przykład. Jeśli na Waszej liście są osoby przyjezdne, musicie wziąć pod uwagę dostępność miejsc noclegowych w okolicy obiektu, niezależnie od tego czy będziecie pokrywać koszty noclegów czy nie.

Na samym początku spiszcie wstępną listę gości. Później, w trakcie przygotowań, będzie ona ewoluować poprzez dodawanie istotnych na danym etapie informacji. Właśnie ze względu na wprowadzane na bieżąco zmiany, zachęcam Was, aby spisywać listę gości w formie elektronicznej – zaoszczędzi to sporo Waszego czasu w kolejnych fazach planowania.

Możecie skorzystać z gotowych narzędzi lub aplikacji, albo po prostu stworzyć dokument w Excelu. Nie polecam tworzyć listy gości w notatnikach czy Wordzie, ponieważ dokonywanie obliczeń w tych programach jest znacznie utrudnione, a liczyć trzeba będzie bardzo dużo…

Jak wygląda praca z listą gości krok po kroku?

KROK 1 Wstępna lista gości

Krok pierwszy to, jak już wspomniałam, przygotowanie wstępnej listy gości, czyli spisanie imion i nazwisk osób, z którymi chcecie świętować. Już na tym etapie będziecie musieli zadać sobie kilka pytań:

◾ Czy zapraszacie na uroczystość dalszą rodzinę?
◾ Czy zaproszenie na wesele otrzymają także koledzy z pracy, studiów itp.?
◾ Kto otrzyma zaproszenie z osobą towarzyszącą? Tutaj od razu podpowiem, że takie zaproszenie powinny otrzymać osoby w stałym związku (z małżonkiem/małżonką bądź partnerem/partnerką), natomiast decyzja o tym, czy zapraszacie z osobami towarzyszącymi singli należy już wyłącznie do Was.
◾ Czy na weselu będą bawić się również dzieci? Jeśli tak – zanotujcie przynajmniej ich liczbę, a najlepiej także wiek każdego z nich.

Prawdą jest, że nie ma jednoznacznych, prawidłowych odpowiedzi na każde z tych pytań. Często na Waszą decyzję wpływ będzie miało wiele czynników i tylko do Was powinna należeć decyzja, jak w tym przypadku postąpicie. Pamiętajcie tylko o tym, że cokolwiek postanowicie, lepiej nie robić wyjątków od ustalonej reguły.

Dodatkowo, dobrym rozwiązaniem już na tym etapie, będzie wpisanie na listę danych kontaktowych zaproszonych gości. Jeśli zapraszamy parę, wystarczy numer kontaktowy i adres mailowy do jednego z partnerów.

Jeśli, natomiast dana para bądź osoba będzie potrzebować noclegu, zróbcie w liście wstępnej odpowiednią notatkę.

Ostatnią kolumnę zostawcie na komentarz, czyli dowolną, dodatkową informację, która może być istotna w przypadku danego gościa. Co to może być? Na przykład specjalna dieta (np. wegańską lub wegetariańską), poruszanie się na wózku itp. Te wszystkie szczegóły trzeba będzie wziąć pod uwagę w momencie wyboru obiektu weselnego.

Envato

KROK 2 Save the Date

Krok drugi to wysyłka „Save the Date”, czyli prośby, aby goście zarezerwowali w swoich kalendarzach datę Waszej uroczystości. Zwyczaj przyszedł do nas z Zachodu i nie jest punktem obowiązkowym, ale z mojego doświadczenia wynika, że sprawdza się bardzo dobrze, szczególnie, kiedy data uroczystości przypada na okres urlopowy, bądź zbiega się z innym dużym wydarzeniem.

Chcąc wysłać „Save the Date” tradycyjnie w formie kartki, powinniście uzupełnić Waszą listę o adresy do korespondencji. W tym przypadku najlepiej będzie potwierdzić poprawność adresów bezpośrednio u swoich gości.

KROK 3 Zaproszenia

Krok trzeci to przygotowanie i wysyłka zaproszeń, która odbywa się na około sześć do trzech miesięcy przed uroczystością, w zależności od tego czy Wasi goście przyjeżdżają z daleka i czy wcześniej zostali poinformowani o dacie, na przykład poprzez wysłanie ‘Save the Date’.

Dzięki dobrze przygotowanej liście gości od razu będziecie wiedzieć, ile zaproszeń powinniście wydrukować, co jest szczególnie istotne w momencie wstępnej wyceny – przy mniejszych nakładach koszt jednostkowy zaproszenia będzie zazwyczaj wyższy.

Oprócz tego, w zależności od tego, jak ułożyliście tekst zaproszenia, możecie potrzebować odmienić imiona i nazwiska Waszych gości, aby je poprawnie wydrukować bądź wypisać. Tutaj polecam odezwać się do gości i zapytać, w jaki sposób odmieniają swoje imiona i nazwiska, szczególnie w przypadkach, kiedy nie jesteście pewni, co do ich prawidłowej formy.

Ponieważ informacja na zaproszeniach dla poszczególnych gości może się różnić – na przykład, zapewniacie nocleg na miejscu tylko gościom przyjezdnym – proponuję utworzyć w tym przypadku oddzielną kolumnę, w której zaznaczycie, kto jaką wersję zaproszenia otrzymał.

No i znowu, jeśli nie wysyłaliście „Save the Date” w formie tradycyjnej (kartka z powiadomieniem), czas dodać do listy aktualne adresy do korespondencji.

Envato

KROK 4 Potwierdzenie przybycia

Krok czwarty to zebranie potwierdzenia przybycia. W zaproszeniu musicie podać datę do kiedy chcielibyście otrzymać od Waszych gości deklarację o uczestnictwie w uroczystości.

Przygotowałam dla Was małą ściągę z informacjami, których możecie potrzebować od Waszych gości przy tej okazji:

◾ Preferencje żywieniowe lub alergie pokarmowe gościa i/bądź partnera.
◾ Imię i nazwisko osoby towarzyszącej.
◾ Czy planują pojawić się na imprezach towarzyszących (np. impreza powitalna czy poprawiny)?
◾ Czy zabierają na przyjęcie dzieci?
◾ Czy skorzystają z opcji noclegu (jeśli zapewniacie) oraz jaka konfiguracja pokoju ich interesuje (jedynka, dwójka, ewentualna liczba dostawek w przypadku osób przyjeżdżających z dziećmi)?
◾ Czy będą potrzebować transportu (jeśli zapewniacie)?

Wszystkie te informacje będą niezbędne, abyście mogli przygotować finalne podsumowanie dla wybranego przez siebie obiektu weselnego. Sama lista imion i nazwisk będzie z kolei niezbędna do druku, bądź wypisania winietek oraz planu usadzenia gości.

Jak widzicie, praca z listą gości trwa przez cały proces organizacji ślubu i wesela – im bliżej daty ślubu, tym częściej będziecie po nią sięgać. Dobrze przygotowana i zarządzana, oszczędzi Wam sporo czasu i nerwów w ostatnich dniach przed uroczystością, kiedy tego czasu będzie szczególnie brakować.

 

Ankieta

Zobacz więcej ankiet
Zobacz więcej ankiet

Planer ślubny

ikona planer ślubny

Aplikacja: Planer ślubny - odliczanie dni do ślubu