Lista gości krok po kroku – jak z nią pracować w trakcie przygotowań do wesela?
Lista gości to jeden z kluczowych elementów organizacji ślubu i wesela. Pewnie już wiecie, że powinniście opracować ją na samym początku przygotowań. Dlaczego? Odpowiedź jest bardzo prosta – jeśli wykonacie to zadanie sumiennie, zrozumiecie nie tylko jak dużą uroczystość planujecie, ale otrzymacie też ważne wskazówki na temat tego, jakie czynniki powinniście wziąć pod uwagę.
Przeczytaj i oceń!
Przykład. Jeśli na Waszej liście są osoby przyjezdne, musicie wziąć pod uwagę dostępność miejsc noclegowych w okolicy obiektu, niezależnie od tego czy będziecie pokrywać koszty noclegów czy nie.
Na samym początku spiszcie wstępną listę gości. Później, w trakcie przygotowań, będzie ona ewoluować poprzez dodawanie istotnych na danym etapie informacji. Właśnie ze względu na wprowadzane na bieżąco zmiany, zachęcam Was, aby spisywać listę gości w formie elektronicznej – zaoszczędzi to sporo Waszego czasu w kolejnych fazach planowania.
Możecie skorzystać z gotowych narzędzi lub aplikacji, albo po prostu stworzyć dokument w Excelu. Nie polecam tworzyć listy gości w notatnikach czy Wordzie, ponieważ dokonywanie obliczeń w tych programach jest znacznie utrudnione, a liczyć trzeba będzie bardzo dużo…
Jak wygląda praca z listą gości krok po kroku?
KROK 1 Wstępna lista gości
Krok pierwszy to, jak już wspomniałam, przygotowanie wstępnej listy gości, czyli spisanie imion i nazwisk osób, z którymi chcecie świętować. Już na tym etapie będziecie musieli zadać sobie kilka pytań:
◾ Czy zapraszacie na uroczystość dalszą rodzinę?
◾ Czy zaproszenie na wesele otrzymają także koledzy z pracy, studiów itp.?
◾ Kto otrzyma zaproszenie z osobą towarzyszącą? Tutaj od razu podpowiem, że takie zaproszenie powinny otrzymać osoby w stałym związku (z małżonkiem/małżonką bądź partnerem/partnerką), natomiast decyzja o tym, czy zapraszacie z osobami towarzyszącymi singli należy już wyłącznie do Was.
◾ Czy na weselu będą bawić się również dzieci? Jeśli tak – zanotujcie przynajmniej ich liczbę, a najlepiej także wiek każdego z nich.
Prawdą jest, że nie ma jednoznacznych, prawidłowych odpowiedzi na każde z tych pytań. Często na Waszą decyzję wpływ będzie miało wiele czynników i tylko do Was powinna należeć decyzja, jak w tym przypadku postąpicie. Pamiętajcie tylko o tym, że cokolwiek postanowicie, lepiej nie robić wyjątków od ustalonej reguły.
Dodatkowo, dobrym rozwiązaniem już na tym etapie, będzie wpisanie na listę danych kontaktowych zaproszonych gości. Jeśli zapraszamy parę, wystarczy numer kontaktowy i adres mailowy do jednego z partnerów.
Jeśli, natomiast dana para bądź osoba będzie potrzebować noclegu, zróbcie w liście wstępnej odpowiednią notatkę.
Ostatnią kolumnę zostawcie na komentarz, czyli dowolną, dodatkową informację, która może być istotna w przypadku danego gościa. Co to może być? Na przykład specjalna dieta (np. wegańską lub wegetariańską), poruszanie się na wózku itp. Te wszystkie szczegóły trzeba będzie wziąć pod uwagę w momencie wyboru obiektu weselnego.
KROK 2 Save the Date
Krok drugi to wysyłka „Save the Date”, czyli prośby, aby goście zarezerwowali w swoich kalendarzach datę Waszej uroczystości. Zwyczaj przyszedł do nas z Zachodu i nie jest punktem obowiązkowym, ale z mojego doświadczenia wynika, że sprawdza się bardzo dobrze, szczególnie, kiedy data uroczystości przypada na okres urlopowy, bądź zbiega się z innym dużym wydarzeniem.
Chcąc wysłać „Save the Date” tradycyjnie w formie kartki, powinniście uzupełnić Waszą listę o adresy do korespondencji. W tym przypadku najlepiej będzie potwierdzić poprawność adresów bezpośrednio u swoich gości.
KROK 3 Zaproszenia
Krok trzeci to przygotowanie i wysyłka zaproszeń, która odbywa się na około sześć do trzech miesięcy przed uroczystością, w zależności od tego czy Wasi goście przyjeżdżają z daleka i czy wcześniej zostali poinformowani o dacie, na przykład poprzez wysłanie ‘Save the Date’.
Dzięki dobrze przygotowanej liście gości od razu będziecie wiedzieć, ile zaproszeń powinniście wydrukować, co jest szczególnie istotne w momencie wstępnej wyceny – przy mniejszych nakładach koszt jednostkowy zaproszenia będzie zazwyczaj wyższy.
Oprócz tego, w zależności od tego, jak ułożyliście tekst zaproszenia, możecie potrzebować odmienić imiona i nazwiska Waszych gości, aby je poprawnie wydrukować bądź wypisać. Tutaj polecam odezwać się do gości i zapytać, w jaki sposób odmieniają swoje imiona i nazwiska, szczególnie w przypadkach, kiedy nie jesteście pewni, co do ich prawidłowej formy.
Ponieważ informacja na zaproszeniach dla poszczególnych gości może się różnić – na przykład, zapewniacie nocleg na miejscu tylko gościom przyjezdnym – proponuję utworzyć w tym przypadku oddzielną kolumnę, w której zaznaczycie, kto jaką wersję zaproszenia otrzymał.
No i znowu, jeśli nie wysyłaliście „Save the Date” w formie tradycyjnej (kartka z powiadomieniem), czas dodać do listy aktualne adresy do korespondencji.
KROK 4 Potwierdzenie przybycia
Krok czwarty to zebranie potwierdzenia przybycia. W zaproszeniu musicie podać datę do kiedy chcielibyście otrzymać od Waszych gości deklarację o uczestnictwie w uroczystości.
Przygotowałam dla Was małą ściągę z informacjami, których możecie potrzebować od Waszych gości przy tej okazji:
◾ Preferencje żywieniowe lub alergie pokarmowe gościa i/bądź partnera.
◾ Imię i nazwisko osoby towarzyszącej.
◾ Czy planują pojawić się na imprezach towarzyszących (np. impreza powitalna czy poprawiny)?
◾ Czy zabierają na przyjęcie dzieci?
◾ Czy skorzystają z opcji noclegu (jeśli zapewniacie) oraz jaka konfiguracja pokoju ich interesuje (jedynka, dwójka, ewentualna liczba dostawek w przypadku osób przyjeżdżających z dziećmi)?
◾ Czy będą potrzebować transportu (jeśli zapewniacie)?
Wszystkie te informacje będą niezbędne, abyście mogli przygotować finalne podsumowanie dla wybranego przez siebie obiektu weselnego. Sama lista imion i nazwisk będzie z kolei niezbędna do druku, bądź wypisania winietek oraz planu usadzenia gości.
Jak widzicie, praca z listą gości trwa przez cały proces organizacji ślubu i wesela – im bliżej daty ślubu, tym częściej będziecie po nią sięgać. Dobrze przygotowana i zarządzana, oszczędzi Wam sporo czasu i nerwów w ostatnich dniach przed uroczystością, kiedy tego czasu będzie szczególnie brakować.
Oceń artykuł!