Wesele: jak skutecznie i bezpiecznie zawrzeć umowę na odległość?
Pandemia koronawirusa (SARS-CoV-2), z którą zmagamy się w Polsce od połowy marca 2020 roku, wymusiła wprowadzenie szeregu restrykcji zarówno w życiu prywatnym, jak i gospodarczym. Jednym z najważniejszych zaleceń władz jest utrzymywanie społecznego dystansu, co znacząco wpływa na nasze codzienne funkcjonowanie i wymaga częstszego korzystania z nowoczesnych technologii.
Przeczytaj i oceń!
Przygotowujecie się właśnie do wesela lub reorganizujecie zaplanowaną wcześniej imprezę i nie wiecie, jak w dobie pandemii zawrzeć umowę z usługodawcą, zmienić dotychczas obowiązujące zapisy umowy lub zakończyć umowę zdalnie? Poprosiliśmy naszego prawnika o odpowiedź na kilka najczęściej pojawiających się pytań.
Pytanie 1
Czy umowa z fotografem podpisana i wysłana pocztą będzie ważna, jeśli znajdzie się na niej tylko jeden podpis, tj. pary młodej? Skoro nie możemy spotkać się osobiście z naszymi usługodawcami, to jak inaczej rozwiązać tę kwestię?
Odpowiadając krótko: tak, taka umowa będzie ważna, pod warunkiem jednak, że fotograf prześle Wam egzemplarz podpisany przez siebie. Poniżej wyjaśniamy tę kwestię obszerniej.
W praktyce najczęściej stosowana jest tradycyjna forma pisemna zawierania umów. Aby była ona ważna, wystarczy złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie, na którym znajduje się treść oświadczenia woli, czyli treść umowy. Zwykle obie strony podpisują własnoręcznie obydwa jednobrzmiące egzemplarze umowy i każda z nich zatrzymuje dla siebie jeden z nich.
Ustawodawca dopuszcza jednak taką możliwość, że do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów, zawierających treść umowy, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany. Tym samym gdy otrzymamy od drugiej strony podpisany przez nią egzemplarz umowy oraz sami wyślemy lub przekażemy drugiej stronie podpisany przez nas egzemplarz, to mamy skutecznie zawartą umowę.
Ważne! Dla zachowania formy pisemnej nie wystarczy wysłanie skanu podpisanej umowy. Strony muszą wymienić się podpisanymi papierowymi oryginałami egzemplarzy umowy.
Pytanie 2
Mieszkamy z narzeczoną za granicą i nie mamy obecnie możliwości zawarcia umowy bezpośrednio z właścicielem sali, w której chcemy zorganizować swoje wesele. Martwimy się, że interesujący nas termin zostanie wkrótce zarezerwowany. Co zrobić w takiej sytuacji? Czy możemy w inny sposób zawrzeć umowę, aby była ona ważna?
Mówiąc krótko: tak, możecie zrobić to przez e-mail. Wyjaśnienie poniżej.
W dobie pandemii, zgodnie z zaleceniami władz państwowych i służb medycznych, dążymy do jak największego ograniczenia kontaktów osobistych. Stosowanie tradycyjnej formy pisemnej stało się dość ryzykowne, bo wymaga obecności stron umowy lub co najmniej wymiany podpisanych egzemplarzy umowy, np. podczas osobistego spotkania lub za pośrednictwem tradycyjnej poczty czy kuriera. Na szczęście są alternatywne sposoby zawarcia umowy i można to bezpiecznie oraz skutecznie uczynić na odległość!
Wraz z postępującą informatyzacją życia codziennego coraz większą popularnością zaczęło cieszyć się zawieranie umów za pomocą środków porozumiewania się na odległość, przede wszystkim za pomocą korespondencji e-mail. Co ciekawe, umowę zawrzeć można również za pomocą SMS-a czy MMS-a.
Ważne! W rozumieniu kodeksu cywilnego wiadomość e-mailowa, SMS czy MMS nie oznacza zachowania ani formy pisemnej, ani elektronicznej. W takim przypadku mamy do czynienia z formą dokumentową.
Zgodnie z przepisami prawa dokument to nośnik informacji pozwalający na zapoznanie się z jego treścią. Aby forma dokumentowa uznana była za ważną, wystarczy złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, umożliwiającego ustalenie osoby składającej to oświadczenie. Forma ta będzie zachowana, gdy oświadczenie woli zostanie złożone przez stronę w jakiejkolwiek postaci – obrazu, dźwięku, tekstu, z zastosowaniem jakiegokolwiek nośnika – np. pliku PDF bądź innego o dowolnym rozszerzeniu.
Tym samym w tej formie możemy skutecznie zawrzeć umowę poprzez środki porozumiewania się na odległość, np. e-mail, SMS, MMS, faks. Jednym z warunków jej dochowania jest utrwalenie przekazywanej przez nas treści, w taki sposób, by można ją było wielokrotnie odtworzyć. Zawarcie umowy w formie dokumentowej w postaci rozmowy telefonicznej będzie skuteczne tylko, gdy rozmowa zostanie nagrana (tu pamiętajmy o uprzedzeniu drugiej strony o nagrywaniu rozmowy). Drugim warunkiem niezbędnym do tego, aby umowa zawarta w formie dokumentowej była skuteczna, jest możliwość ustalenia osoby składającej oświadczenie; w tym przypadku wystarczy zidentyfikowanie nadawcy poprzez adres e-mail, numer IP komputera czy numer abonenta telefonu.
Wracając więc do Waszego pytania: możecie zawrzeć taką umowę wymieniając się wiadomościami e-mail z usługodawcą – pod warunkiem, że w treści wiadomości zawrzecie wszystkie niezbędne ustalenia i z treści korespondencji będzie jednoznacznie wynikało, że obie strony się na nie zgadzają.
Pytanie 3
Słyszałam o możliwości wyrobienia podpisu elektronicznego. Na czym polega zawarcie umowy z takim podpisem, o czym należy pamiętać?
Polski ustawodawca przewidział formę elektroniczną składania oświadczeń woli, w tym zawierania umów, którą zrównał w skutkach prawnych z formą pisemną. Należy jednak pamiętać, że – wbrew potocznemu znaczeniu – forma elektroniczna to nie e-mail, SMS czy MMS, o czym wspomnieliśmy już w odpowiedzi na wcześniejsze pytanie.
Zachowanie formy elektronicznej polega na złożeniu oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Kwalifikowany podpis elektroniczny to komercyjne narzędzie informatyczne, które można kupić u certyfikowanych dostawców, nadzorowanych przez Ministerstwo Cyfryzacji. Listę dostawców jest dostępna na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji (NCCert).
Wysokość opłaty ustalają podmioty oferujące podpis elektroniczny. Na cenę mają wpływ następujące czynniki: długości ważności certyfikatu (rok lub dwa lata) oraz rodzaj urządzenia do składania podpisu elektronicznego (czytnik kart USB, token USB lub karta PCMCIA). Aby móc korzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego należy:
- zawrzeć umowę subskrypcyjną z dostawcą;
- stawić się osobiście w centrum certyfikacji z dokumentem tożsamości – dostawca musi potwierdzić tożsamość nabywcy;
- zainstalować otrzymane oprogramowanie;
- podpisać elektronicznie dokument zgodnie z otrzymaną instrukcją obsługi oprogramowania.
Ważne! Nie podpisujemy elektronicznie samej wiadomości e-mail. Kwalifikowanym podpisem elektronicznym podpisujemy załącznik do takiej wiadomości, tj. np. egzemplarz umowy w formacie PDF.
Zobacz także: Zmiana grawera na obrączkach ślubnych
Pytanie 4
Pandemia koronawirusa zmusiła nas do zmiany terminu wesela. Co zrobić z podpisanymi umowami, które dotyczą pierwotnej daty uroczystości? Czy można załatwić takie kwestie e-mailowo?
Zasadą jest, że uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia. Zatem jeżeli z powodu pandemii chcecie zmienić termin wesela, to w przypadku umowy zawartej pisemnie, aneks powinno zawrzeć również w formie pisemnej lub zrównanej z nią formie elektronicznej (z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego – patrz odpowiedź na poprzednie pytanie). Natomiast w razie gdy umowa została zawarta w formie dokumentowej, np. e-mailowo, wystarczy wówczas zachowanie tej formy i dokonanie e-mailowo uzgodnień w zakresie nowego terminu umowy.
Pytanie 5
W związku z pandemią koronawirusa zrezygnowaliśmy z wesela, które zaplanowane było na początek maja. Jeszcze w zeszłym roku podpisaliśmy umowy z kilkoma usługodawcami, z których ofert chcieliśmy skorzystać. W jaki sposób możemy odstąpić od takiej umowy?
W sytuacji pandemii może wystąpić konieczność zakończenia zawartej umowy, tj. rozwiązania umowy za porozumieniem, jej wypowiedzenia lub odstąpienia od niej. W takim przypadku – jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej – jej rozwiązanie za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od niej albo jej wypowiedzenie wymaga zachowania formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną formę.
Czyli mówiąc krótko: możecie odstąpić od danej umowy z usługodawcą w taki sam sposób, w jaki ją zawarliście.
E-firma – podpisz z usługodawcą umowę na odległość!
Epidemia koronawirusa, w czasie której szczególnie zalecane jest ograniczanie kontaktów i zachowanie dystansu społecznego, uniemożliwia Wam umówienie spotkania i swobodną rozmowę z usługodawcą, którego ofertą jesteście zainteresowani? Nic straconego! Wychodząc naprzeciw waszym potrzebom, nasz portal wprowadził w katalogu firm weselnych nową funkcjonalność – E-firma. Dzięki zastosowanemu filtrowi, bez najmniejszego problemu będziecie mogli odnaleźć na liście interesujących was usługodawców tych, którzy oferują możliwość video-spotkania, a także podpisania umowy na odległość, która jak już wiecie z udzielonych powyżej odpowiedzi, jest równie skuteczną i przede wszystkim bezpieczną formą zawierania umów. Dzięki rozmowie za pośrednictwem komunikatora internetowego i możliwości wirtualnego “zobaczenia się”, będziecie mogli nie tylko poznać odpowiedzi na nurtujące was pytania, ale również nawiązać interakcję z konkretnym usługodawcą, co ostatecznie może doprowadzić do zawarcia umowy.
Podsumowanie
Na rynku usług weselnych regułą jest zawieranie umów w formie pisemnej i dokumentowej. Z uwagi na zagrożenie epidemiczne koronawirusem SARS-CoV-2 i konieczność utrzymywania dystansu społecznego warto skorzystać z ustawowych możliwości zawierania umów na odległość, tj. w formie dokumentowej (np. za pomocą e-maila) lub – jeżeli zależy nam na zastosowaniu formy pisemnej – w zrównanej z nią formie elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny). Formy te zapewniają skuteczność zawarcia umowy, a wobec braku konieczności osobistego kontaktu gwarantują również bezpieczeństwo oraz oszczędność czasu.
Uzupełnienie: Co to jest forma czynności prawnych i jakie są jej rodzaje?
W polskim ustawodawstwie występuje generalna zasada swobody umów. Zasada ta przejawia się w trzech aspektach:
- swobodzie w wyborze kontrahenta,
- swobodzie w kształtowaniu treści umowy (tj. wzajemnych praw i obowiązków stron),
- swobodzie wyboru formy zawarcia umowy.
Swobody te nie mają charakteru absolutnego, a więc mogą doznawać ograniczeń, np. ustawowych, jednak w przypadku umów zawieranych na rynku weselnym znajdą one pełne zastosowanie.
Forma czynności prawnych to sposób, w jaki składamy nasze oświadczenia woli, a w szczególności – jak zawieramy umowy. Zgodnie z zasadą dotyczącą swobody wyboru formy zawierania umów, umowę możemy ważnie i skutecznie zawrzeć zarówno ustnie, jak i w sposób dorozumiany, czyli przez każde zachowanie, które dostatecznie ujawnia na zewnątrz naszą wolę.
Zasada ta może wiązać się jednak z pewnymi ograniczeniami, które wynikają z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa. Taki szczególny przepis ustawy może narzucić konieczność zachowania określonej formy szczególnej, np. formy aktu notarialnego, bez której zastosowania umowa będzie nieważna (np. przy zakupie nieruchomości).
W kodeksie cywilnym wyróżnione zostały następujące formy czynności prawnych:
- dokumentowa,
- pisemna,
- elektroniczna (zrównaną w skutkach prawnych z formą pisemną),
- pisemną z podpisami notarialnie/urzędowo poświadczonymi,
- pisemną z datą pewną,
- aktu notarialnego.
Trzy pierwsze z wymienionych powyżej to tzw. formy zwykle, a pozostałe to tzw. formy szczególne. Na rynku usług weselnych umowy są zawierane w formach zwykłych, czyli dokumentowej, pisemnej lub elektronicznej. Przepisy prawa nie narzucają w tym zakresie konieczności zawarcia umowy w formach szczególnych. Oczywiście, same strony mogą też postanowić o zastosowaniu jednej z form szczególnych, jednakże rodzi to niepotrzebne koszty (np. taksa notarialna) i niesie za sobą pewne komplikacje organizacyjne (trzeba udać się do notariusza lub urzędu). Zawarcie umowy dotyczącej organizacji ślubu czy wesela w formie dokumentowej, pisemnej lub elektronicznej jest prawidłowe, skuteczne i wystarczające.
Konsultacja prawna artykułu: Katarzyna Rams-Stypka – Radca Prawny
Oceń artykuł!
Patrycja Guzik
